Pregătirea pentru auditul ISO începe cu cel puțin 4 săptămâni înainte de vizita auditorului. În această perioadă verifici documentația, faci auditul intern, pregătești angajații și rezolvi problemele descoperite. Dacă amâni pregătirea, riscul de neconformități majore crește.
Mai jos ai un checklist pe etape: cu o lună, cu 2 săptămâni, cu o săptămână înainte de audit și în ziua propriu-zisă.
Cu o lună înainte de audit
Aceasta este faza de inventar. Verifici dacă ai tot ce trebuie, nu dacă totul e perfect.
- Confirmă data auditului cu organismul de certificare. Dacă nu ai stabilit data, fă-o acum.
- Verifică dacă auditul intern e finalizat. Dacă nu l-ai făcut, programează-l imediat. Lipsa auditului intern este neconformitate majoră la auditul extern.
- Verifică dacă analiza de management s-a efectuat în ultimele 12 luni. Și aceasta este cerință obligatorie (clauza 9.3 din ISO 9001:2015).
- Parcurge lista de neconformități din auditul intern. Sunt toate închise? Au acțiuni corective documentate?
- Verifică dacă procedurile interne sunt actualizate. Dacă ai schimbat procese de la ultimul audit, documentația trebuie să reflecte realitatea.
Cu 2 săptămâni înainte de audit
Acum corectezi problemele găsite la inventar.
- Închide toate acțiunile corective restante din auditul intern. Dacă nu le poți închide la timp, documentează cel puțin ce ai făcut până acum și ce plan ai.
- Actualizează documentele modificate: proceduri, instrucțiuni de lucru, formulare.
- Verifică echipamentele de măsurare: au certificatele de calibrare la zi? Un singur echipament expirat poate genera o neconformitate minoră.
- Verifică înregistrările de instruire: fiecare angajat are fișa de instruire completată?
- Verifică politica calității (sau de mediu/SSM, în funcție de standard): este afișată, cunoscută de angajați?
Ce întrebări pune auditorul?
Auditorul nu te testează din carte. El verifică dacă ce scrie în documente se aplică în practică. Întrebări tipice pe care le poate pune oricărui angajat:
- „Ce faci tu în firma asta?” (vrea să audă descrierea postului, cu cuvintele angajatului)
- „Cum primești o comandă de la client și ce pași urmezi?”
- „Ce faci dacă ceva nu iese bine? Cui raportezi?”
- „Știi care este politica calității din firmă?”
- „Când ai fost instruit ultima dată?”
Angajații nu trebuie să recite procedurile mot-a-mot. Auditorul vrea să vadă că înțeleg ce fac și de ce.
Cu o săptămână înainte de audit
- Pregătește angajații. Explică-le cine vine, ce va întreba și că nu e un examen. Fă o scurtă simulare cu întrebările de mai sus.
- Pregătește un dosar cu toate documentele într-un singur loc: proceduri, înregistrări, raportul de audit intern, analiza de management, fișele de instruire. Auditorul va cere acces la ele.
- Verifică ordinea la locul de muncă. Nu trebuie să fie impecabil, dar documentele necontrolate (versiuni vechi de proceduri pe birouri) sunt un semnal negativ.
- Dacă auditul e la distanță (posibil conform ISO 19011:2018), testează echipamentul: laptop cu cameră, microfon, conexiune stabilă, acces la documente partajate.
În ziua auditului
- Asigură-te că persoana de contact (responsabilul calitate sau directorul) este disponibilă toată ziua.
- Fii sincer. Dacă auditorul întreabă ceva și nu știi răspunsul, spune „nu știu, dar verific”. E mai bine decât să inventezi.
- Nu ascunde probleme. Dacă ai neconformități interne descoperite și corectate, arată-le auditorului. Asta demonstrează că sistemul funcționează.
- Notează ce spune auditorul pe parcursul zilei. La final vei primi raportul, dar notițele proprii te ajută să acționezi rapid.
La un audit tipic de certificare, auditorii găsesc în medie 4 până la 6 neconformități minore. Nu e un dezastru. O neconformitate minoră nu blochează certificarea.
Ce greșeli fac firmele la pregătirea auditului?
Cele mai frecvente probleme pe care le întâlnesc auditorii la firmele românești:
- Auditul intern e făcut doar „pe hârtie”, fără verificare reală a proceselor. Auditorul extern va compara raportul intern cu ce găsește el.
- Angajații nu știu că vine auditul și sunt luați prin surprindere.
- Acțiunile corective din auditul intern nu sunt închise. Auditorul extern le verifică pe toate.
- Documentația nu reflectă procesele reale. Dacă procedura spune „verificăm calitatea la fiecare livrare” dar nimeni nu completează formularul, auditorul notează neconformitate.
- Lipsesc înregistrările de instruire. Angajații pot fi competenți, dar fără dovadă documentată, auditorul nu o poate confirma.
Ce urmează după audit?
Dacă auditul a fost de certificare inițială, organismul emite certificatul în 2 până la 5 zile lucrătoare de la finalizare. Certificatul e valabil 3 ani, cu audituri de supraveghere la 12 și 24 de luni.
Dacă ești într-o etapă anterioară și încă nu ai ales un organism de certificare, citește etapele certificării ISO sau ce documente pregătești. Unii furnizori oferă certificare 100% online, între 1.500 și 2.500 lei + TVA, cu proces accelerat, de la 3 zile lucrătoare. Vezi certificarestandarde.com pentru detalii.
Pregătirea diferă pe tipul de audit?
Da. Auditul de supraveghere (care vine anual) este mai scurt și verifică doar anumite procese. Pregătirea durează 1 până la 2 săptămâni. Auditul de recertificare (la 3 ani) este similar cu cel inițial, dar cu circa 30% mai puțin efort. Citește despre recertificarea ISO.
Trebuie să angajez un consultant?
Nu e obligatoriu. La o firmă mică (sub 10 angajați), poți pregăti auditul intern, pentru că procesele sunt simple. La firme mai mari, un consultant ISO te ajută să identifici problemele înainte de auditor.